Categories
Artykuły Przydatne

Efektywne wykorzystanie czasu

O EFEKTYWNYM WYKORZYSTANIU CZASU UWAG KILKA
KATEGORIE WYKORZYSTANIA CZASU
Wszystkie obowiązki, sprawy do załatwienia, zadania do zrealizowania, czynności dnia codziennego można podzielić net kilka grup:

1. Pierwszoplanowe i pilne

Są to te zadania, które wymagają od ciebie działania natychmiastowego lub wykonania w najbliższej przyszłości. Na przykład: cieknący kaloryfer, który szybko musi być naprawiony, bolący ząb, który powinien obejrzeć dentysta, raport dla dyrektora na jutro rano. Z definicji, czynności te wymagają szybkiej realizacji i raczej trudno w ich wykonywaniu szukać oszczędności czasu.

2. Pierwszoplanowe, lecz nie pilne

Do nich zaliczamy sprawy, które nie wymagają natychmiastowego działania, dlatego tez najczęściej odkładane są na później, choć są niezwykle ważne z punktu widzenia naszego rozwoju, zdrowia, dobrobytu. Są to na przykład: wiecznie odkładane kursy specjalistyczne, okresowe badanie lekarskie, nauka języka angielskiego, codzienne ćwiczenia gimnastyczne. Zadania te są bardzo istotne i powinny być traktowane w sposób szczególny zarówno przy ustalaniu twoich życiowych celów, jak i planów codziennych.

3. Pilne, lecz nie pierwszoplanowe

Są to te działania, które ty najchętniej przypisałbyś do kategorii drugorzędne, ale ze względu na czas, w którym trzeba je wykonać są czynnościami pilnymi. Są to na przykład: udział w nieważnym dla ciebie spotkaniu, przewodniczenie funduszowi dobroczynnemu w odpowiedzi na czyjaś prośbę. Ze względu na ograniczenia czasowe, tymi rzeczami, niestety, zajmujesz się kosztem zadań pierwszoplanowych, lecz nie pilnych.

4. Drugorzędne

Tym mianem można określić te zadania, które nie są ani pilne, ani pierwszoplanowe, ale ze względu na ich rozrywkowy i przyjemny charakter decydujesz się na ich wykonanie. Odbywa się to kosztem działań pierwszoplanowych, lecz nie pilnych, dając jednocześnie wrażenie aktywności i dobrze wykorzystanego czasu. Jest to tylko złudzenie, gdyż czynności te nie przybliżają cię do celów, które sobie wyznaczyłeś, ale przede wszystkim powodują niezrealizowanie działań z drugiej grupy. Jest to na przykład sprzątanie biurka w czasie przeznaczonym na ustalenie planów strategicznych.

5. Nie warte twojego czasu

Jeżeli po wykonaniu pewnej czynności np. oglądaniu telewizji stwierdzisz, że była to strata czasu, to jest to typowy przykład działania zaliczanego do tej kategorii. Czynności te ani nie wzbogacają wiedzy, ani nie dają poczucia wypoczynku. Należy je maksymalnie eliminować.
CELE
Twój czas jest dobrze wykorzystywany, jeżeli to co robisz przybliża cię do celów, które chcesz osiągnąć. Jeżeli tak nie jest, przerwij swoją pracę, przeanalizuj jeszcze raz jakie są twoje życiowe ambicje i jeszcze raz zastanów się czy to, czym właśnie się zajmujesz cię do nich zbliża. Przede wszystkim zrób listę osiągnięć, które chcesz zrealizować. Muszą być to konkrety przedstawione w liczbach i datach, np. tytuł magistra za pięć lat, 10 kg mniej za rok, stanowisko dyrektora ds. marketingu za 6 lat. Następnie zastanów się jakie kroki powinieneś podjąć, aby cele te osiągnąć. Na koniec, ustal priorytety i zaplanuj wszystko w czasie.

CZAS PIERWSZORZĘDNEJ WARTOŚCI
Pierwsze godziny twojego dnia pracy są zawsze godzinami najbardziej efektywnymi. Dlatego właśnie zostały nazwane czasem pierwszorzędnej wartości. Jesteś wówczas wypoczęty, posiadasz najwięcej energii i możliwości twórczego myślenia. Staraj się więc tak zaplanować sobie dzień, aby chociaż jedno z najważniejszych zadań dnia realizować właśnie w czasie pierwszorzędnej wartości. Okaże się wówczas, iż masz więcej wolnych chwil i możesz bardziej efektywnie wykonywać swoje obowiązki.

WYZNACZANIE TERMINÓW
Ważnym elementem poprawiającym efektywność gospodarowania czasem jest wyznaczanie terminów. Rób to dla każdego zadania, którego się podejmujesz. Tylko takie traktowanie spraw daje szanse na ich realizacje. Bez podania dokładnej daty ich ukończenia, wszystkie projekty i plany pozostają raczej w sferze marzeń i pragnień, odkładane na wieczne później. Wyznaczanie terminów zwiększa presje, która może być bardzo pożądana przy realizacji wytyczonych zadań, szczególnie tych zaliczanych do grupy czynności pierwszoplanowych, lecz nie pilnych. Z drugiej strony osiągniecie celu w terminie przez ciebie wyznaczonym może być niezwykle mobilizujące i dać motywację do dalszych działań.

MÓWIENIE „NIE”
Jeżeli jesteś osoba, która nie potrafi mówić „nie”, prawdopodobnie nie masz na nic czasu, twoje zadania i życiowe cele leżą odłogiem, a ty jesteś podporządkowany cudzym priorytetom. Czas to zmienić. Musisz nauczyć się taktownie odmawiać wykonywania rzeczy jałowych, nie związanych z twoimi zawodowymi obowiązkami czy życiowymi celami. W ten sposób zyskasz czas na dokładniejsze realizowanie swoich własnych zadań.
Pewnie wielokrotnie spotykasz się z koniecznością wykonywania czynności, które uważasz za bezcelowe i bezużyteczne, ale którymi musisz się zająć, gdyż zostały wskazane przez twojego szefa. Udowodnij wówczas szefowi, iż w ten sposób pracujesz nieefektywnie i przedstaw swoje pomysły na rozwiązanie problemu.

O BAŁAGANIE
Bałagan na biurku powoduje uczucie „zawalenia pracą”, rozprasza koncentracje, może być nawet przyczyną frustracji. Dobrą metodą na kontrolowanie stanu porządkowego biurka jest metoda sortowania napływających dokumentów według następujących kategorii: zadania bardzo pilne, zadania drugorzędne, zaległości oraz materiały informacyjne. Wszystkie te dokumenty, które z pierwszej grupy uznasz za pierwszoplanowe pozostaw na biurku, resztę usuń z pola widzenia. W danej chwili zajmuj się realizacją tylko jednej, tej najważniejszej sprawy, resztę zaplanuj na później. Ważne jest, abyś pamiętał by nie zostawiać dokumentów nie posegregowanych na dzień następny.

BRAK ZDECYDOWANIA

„Brak decyzji to największy błąd jaki możesz popełnić.” Edwin C. Bliss

Przeanalizuj wszystkie plusy i minusy dotyczące sytuacji, która powoduje twoje wahanie. Zbierz wszystkie dostępne w danym momencie dane i na ich podstawie podejmij decyzje. Nie zwlekaj. Nie analizuj bez końca tych samych argumentów. Po prostu zadecyduj a następnie rób wszystko, aby udowodnić, iż twoja decyzja była słuszna. Stosując się do tych zaleceń i przyjmując taką postawę, w krótkim czasie spostrzeżesz, że wolnych od niepokoju i wiecznych wątpliwości dodatkowych chwil zyskałeś.

KONTAKTY Z LUDŹMI
Jasne i jednoznaczne artykułowanie swoich myśli i uczuć jest ważnym elementem oszczędzającym czas. W kontaktach z ludźmi, w rozmowach z nimi staraj się jak najjaśniej precyzować swoje oczekiwania wobec nich. Nie posługuj się dwuznacznikami, nie owijaj rzeczy w bawełnę. Mów konkretami, nazywaj rzeczy po imieniu. Pamiętaj jednak, aby nigdy nie krytykować osoby, ale prace, którą wykonała (gdy sytuacja tego wymaga).

PRZEKAZYWANIE OBOWIAZKÓW
Dobry kierownik charakteryzuje się umiejętnością zlecania zadań. Daje mu to więcej czasu na podejmowanie strategicznych decyzji, a także kształtuje wśród pracowników inicjatywę. Dobry kierownik nigdy nie realizuje samodzielnie wszystkich kwestii danego projektu. Dysponuje przecież swoją grupę pracowników. Umiejętność zlecania zadań polega na powierzeniu obowiązków pracownikowi, konkretnym ich przedstawieniu i powierzeniu odpowiednich uprawnień wykonawczych niezbędnych do ich zrealizowania.
Inna cecha dobrego kierownika to konsekwentne wymaganie całkowitej realizacji wszystkich zleconych pracownikowi zadań. Nigdy nie pozwalaj swojemu podwładnemu na przekazywanie sobie nie rozwiązanych problemów, nie podjętych trudnych decyzji, nie dokończonych skomplikowanych prac. Nie możesz przecież wykonywać obowiązków, które sam przekazałeś innym. Tylko taka prezentowana przez ciebie postawa daje szanse efektywnego wykorzystania czasu twojego i twoich pracowników, stwarzając jednocześnie możliwości ich zawodowego rozwoju.

PERFEKCJONIZM

„Cena perfekcji jest zbyt wygórowana.” Sir Simon Marks

Perfekcjonizmu nie należy mylić z dążeniem do wysokiej jakości. Pierwszy z nich daje satysfakcje z pracy i stawia cele możliwe do osiągnięcia, drugi natomiast za cele stawia nierealny ideał. Powoduje to nie tylko frustracje i wewnętrzne napięcia, ale również stratę czasu i pieniędzy.

ODWLEKANIE ZADAŃ
Sposoby radzenia sobie z odwlekaniem:

1.Metoda „salami”

Metoda ta polega na dzieleniu określonego zadania do wykonania na mniejsze, cząstkowe elementy, które są łatwiejsze do zaplanowania, zrealizowania i kontroli. Ważne jest, aby wszystkie te czynności określić pisemnie. Na przykład odwlekaną rozmowę z klientem dzielimy na następujące etapy ustalenie miejsca spotkania, ustalenie jego terminu, zebranie wszystkich faktów potrzebnych do rozmowy, wyjazd.

2. Metoda bilansu

Jej głównym celem jest uświadomienie tobie, iż wykonywanie odwlekanej pracy jest dużo bardziej dla ciebie korzystne, a przede wszystkim łatwiejsze niż wieczne jej odwlekanie. W tym celu na jednej stronie kartki sporządź listę powodów, dla których nie możesz zabrać się do realizacji jakiegoś zadania, a na drugiej stronie wszystkie korzyści, które osiągniesz po jego wykonaniu. Efekty, w postaci przechylonej po stronie korzyści szali, będą uderzające. Szybko zmotywują cię do działania.

3. Zmiana nawyków: podejście systematyczne

Podstawą tej metody jest założenie, iż odwlekanie danej sprawy nie wynika z trudności jej wykonania, ale z głęboko zakorzenionego w naturze nawyku odwlekania wszystkich możliwych spraw. Jeżeli właśnie uświadomiłeś sobie, że ten problem może dotyczyć twojej osoby, mamy dla ciebie rozwiązanie. Po pierwsze, dokładnie w tej chwili musisz silnie postanowić zmienić swoje nawyki. Po drugie, zrób listę odwlekanych rzeczy do zrobienia. Każdego ranka załatw jedną z nich jeszcze zanim przystąpisz do swoich codziennych zadań. Nie obiecuj sobie zrobienia wszystkiego od razu. Zrób jedną rzecz, choćby najbardziej błahą. To da ci pozytywne nastawienie na resztę dnia. Po trzecie, nie rób wyjątków! Zgodnie z postanowieniem, kilka pierwszych minut każdego dnia poświęć na sprawę zaległą.

CZAS WOLNY

„Jeśli masz za dużo pracy, żeby uprawiać jakiś sport, to rzeczywiście masz za dużo pracy.” Edwin Bliss

Utrzymywanie siebie w dobrej kondycji fizycznej nie tylko wpłynie pozytywnie na twoje zdrowie, ale również da ci więcej energii życiowej i umożliwi efektywniejsze wykonywanie obowiązków. W im lepszej formie jesteś, tym dłuższy jest czas pracy, w którym twoja wydajność jest największa. Dobrym momentem na uprawianie sportu są weekendy. Zawsze staraj się mieć je wolne. Wyjątek od tej zasady możesz zrobić tylko w naprawdę nagłym wypadku. Ważne jest, abyś planował swój wolny czas. Po pierwsze da ci to możliwość efektywnego jego wykorzystywania, czyli nie marnowania na czynności zaliczane do kategorii piątej. Po drugie, interesujące plany na wolne popołudnie mogą stać się motorem do sprawniejszej, bardziej wydajnej pracy wciągu dnia. Przy planowaniu czasu nie zapomnij o tych krótkich momentach, które powinieneś przeznaczyć na chwile spokoju, aby móc osiągnąć wyciszenie i psychiczną równowagę.

TEST NA EFEKTYWNE WYKORZYSTANIE CZASU
1. Czy dokładnie wiesz jakie są twoje życiowe cele?
2. Czy wiesz jakie są twoje cele na najbliższe pół roku?
3. Czy zamierzasz zrobić dzisiaj coś, co przybliży cię do realizacji twoich celów?
4. Czy wiesz jakie są twoje zadania na najbliższy tydzień pracy?
5. Czy przeznaczasz na najważniejsze zadania czas pierwszorzędnej wartości?
6. Czy w wykonywanych zadaniach zawsze skupiasz się na celu, a nie na formalnych szczegółach?
7. Czy w ustalaniu priorytetów skupiasz się bardziej na wadze, a nie na pilności zadań?
8. Czy zlecasz zadania swoim pracownikom?
9. Czy dajesz im przy tym odpowiednie uprawnienia?
10. Czy dbasz o rozwój pracowników nie pozwalając im na spychanie ich zawodowych problemów i nie dokończonych prac na swoje barki?
11. Czy zawsze konkretnie przedstawiasz swoje oczekiwania, myśli i opinie?
12. Czy potrafisz odmówić wykonania zadania, które uważasz za bezcelowe?
13. Czy po zebraniu zawsze wiesz jakie podjęto decyzje i jak podzielono obowiązki?
14. Czy szybko podejmujesz decyzje dotyczące spraw błahych?
15. Czy zawsze ustalasz konkretne terminy wykonania pracy?
16. Czy wykonałeś dziś jakąś pracę z listy „zadania odwlekane”?
17. Czy na twoim biurku panuje porządek?
18. Czy dbasz o swoją kondycje fizyczną regularnie uprawiając jakiś sport?
19. Czy planujesz swoje weekendy?
20. Czy masz czym wypełnić swój wolny czas?

Rób ten test co kilka miesięcy; jeżeli na którekolwiek z powyższych pytań odpowiesz przecząco, oznacza to, że powinieneś przeanalizować odpowiedni paragraf i zastanowić się jak możesz zmienić obecną sytuację.

BIBLIOGRAFIA
1. „Jak gospodarować swoim czasem?”, Edwin Bliss, Podsiedlik Raniowski i Spotka, Poznań 1992
2. „Jak organizować czas”, Lothar J. Seiwert, Wydawnictwo Naukowe PWN 1993

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *